„Prozesse? Brauchen wir nicht – wir arbeiten agil!“ – wie Prozesse dich auf die Überholspur bringen.

Hast du dir schonmal Gedanken über Prozesse in deinem Unternehmen gemacht? Wenn nein: dann bist du in guter Gesellschaft. Die meisten Gründenden haben erstmal anderes zu tun, als diese scheinbaren Formalismen zu bearbeiten: ein valides Geschäftsmodell entwickeln, Investorengespräche führen, das Produkt zur Marktreife bringen… Keine Zeit für Prozesse! Dennoch: zu einem frühen Zeitpunkt solltest du dir die Abläufe für deine zentralen Prozesse überlegen, damit es dir nicht geht wie Sarah.

Sarah ist kreativ und liebt es, hemdsärmelig an die Themen heranzugehen. Sie ist die visionäre Gründerin eines IT-Start-ups und ihr Team motiviert dabei – sie sind voller Energie und geben alles. Mit dem Einstieg der ersten Investoren beginnt das Wachstum ihrer Firma. Statt zu dritt sind sie nun zu fünft, eine sechste Person soll aushilfsweise dazukommen. Was zunächst noch durch ganz kurze Wege geprägt war, artet nun in ein Kommunikationschaos aus.

Das drängendste Problem ist die Abrechnung abgeschlossener Aufträge – Sarah verkauft eine Software, die für die Kunden adaptiert wird. Zum Status von Aufträgen und Projekten existieren zahlreiche Excel-Sheets, Notizen im CRM und Listen, aber keiner hat den ganzen Überblick. Als Sarah dann noch wütenden Investor an der Strippe hat, merkt sie, dass es so nicht weitergeht. Gemeinsam mit Sarah und ihrem Team beginnen wir, hier wieder Klarheit zu schaffen, um den Druck rauszunehmen.

• Schritt 1: Wir notieren ihren Hauptprozess von Anfang bis Ende – was gibt den Auslöser für einen Projektstart, welche Schritte folgen, wann ist der Auftrag abgeschlossen und kann abgerechnet werden und wer tut was? Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf den Schnittstellen: sowohl zwischen Medien als auch zwischen Aufgaben. Schon nach der ersten Prozess-Skizze stellt Sarah fest: „das ist super hilfreich, endlich sieht man mal, wie alle zusammenhängt! Und hat viel mehr praktische Relevanz, als ich dachte.“
• Schritt 2: Verantwortung festklopfen an den Übergabepunkten. Muss Sales informieren, wenn ein neuer Auftrag unterschrieben ist oder muss die Produkt-Unit sich regelmäßig die Aufträge ziehen? Schon hier zeigt sich: es reicht nicht, sich allgemein über Abläufe zu verständigen – wichtig ist, auch die Kommunikationswege zu definieren. Wer braucht wann welche Information von wem? Und wer ist für was verantwortlich
• Schritt 3: Neue Abläufe einüben. Der beste Prozess nützt nichts, wenn er nicht gelebt wird. Hier beginnt ein Langstreckenlauf. In einem neu festgelegten Ablauf fühlen sich alle zunächst fremd. Besonders hilfreich ist hier Sarah als Vorbild: Obwohl sie es als einengend empfindet, sich an die besprochenen Abläufe zu halten, ist ihr klar, dass es ohne sie nicht gehen wird.

Nach einigen Wochen mit ein paar „Rückfällen“ in alte Muster hat sich der neue Ablauf etabliert und Sarah stellt erleichtert fest, wie sehr diese Struktur sie entlastet. Die Abrechnung läuft quasi von allein und sie kann ihre Energie wieder auf andere Themen lenken.

Am Ende geht es also gar nicht um Prozesse und Formalismen, sondern darum, dass du wieder durchatmen kannst und Zeit für strategisch wichtige Dinge hast. Mehr zu Prozessen bekommst du auch von uns.